Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ lập kế hoạch kinh doanh khi “có chuyện”:

• Chuẩn bị vay vốn hoặc gọi vốn

• Bị ngân hàng, nhà đầu tư yêu cầu

• Đến kỳ tổng kết năm, cần một bộ hồ sơ cho đẹp báo cáo

Sau đó, bản kế hoạch được đưa vào một folder nào đó và… không bao giờ mở lại.

Cách làm này có thể chấp nhận được với một doanh nghiệp nhỏ mới khởi động, nhưng sẽ trở thành rủi ro rất lớn khi quy mô tăng lên. Do thị trường thay đổi nhanh, hành vi khách hàng, chi phí vận hành, nhân sự, dòng tiền… đều biến động liên tục, doanh nghiệp không thể chỉ “lập kế hoạch một lần cho cả năm rồi phó mặc”.

Lập kế hoạch kinh doanh cần trở thành một hoạt động định kỳ, có nhịp rõ ràng, được cả đội ngũ cùng tham gia, đo lường và điều chỉnh thường xuyên.

1. Lập kế hoạch kinh doanh định kỳ là gì?

Lập kế hoạch kinh doanh định kỳ là quá trình doanh nghiệp:

• Xem lại kết quả hoạt động trong kỳ trước (tháng, quý, năm)

• Phân tích bối cảnh mới của thị trường, khách hàng, đối thủ

• Cập nhật lại các mục tiêu doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền, hệ thống, nhân sự

• Xây dựng kế hoạch hành động cụ thể cho kỳ tiếp theo

• Thiết lập các chỉ số đo lường (KPI, chỉ số tài chính, chỉ số vận hành…)

Quá trình này được lặp lại theo chu kỳ cố định, thường là hằng năm – hằng quý – hằng tháng. Khi đó, kế hoạch không còn là một tài liệu “cho có”, mà là công cụ điều hành thực sự.

Xem thêm: Theo dõi lịch trình tổ chức PBC hàng quý chi tiết và liên tục tại đây.

2. 5 lý do lập kế hoạch kinh doanh phải được làm định kỳ

2.1. Lập kế hoạch kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm rõ “sức khỏe” của mình theo thời gian

Không có kế hoạch, doanh nghiệp chỉ nhìn thấy những con số rời rạc: doanh thu tháng này, chi phí tháng kia, dòng tiền chỗ này thiếu, chỗ kia thừa.
Có kế hoạch định kỳ, doanh nghiệp có thể:

• So sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã đặt ra

• Phát hiện những xu hướng bất thường (doanh thu tụt, biên lợi nhuận giảm, chi phí tăng…)

• Nhìn rõ nguyên nhân: do thị trường, do sản phẩm, do đội ngũ hay do chính mô hình kinh doanh

Lúc đó, doanh nghiệp không còn “điều hành theo cảm giác”, mà có một bức tranh rõ ràng để quyết định.

2.2.

Lập kế hoạch kinh doanh giúp ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính

Khi kế hoạch được lập định kỳ, mỗi quyết định đều gắn với:

• Dự báo doanh thu & chi phí

• Kịch bản dòng tiền

• Nguồn lực cần huy động

Nhờ vậy, chủ doanh nghiệp tránh được 2 thái cực nguy hiểm:

1. Quá thận trọng: bỏ lỡ cơ hội vì không dám đầu tư, không có số liệu để tin tưởng

2. Quá mạo hiểm: mở rộng quá nhanh, đầu tư dàn trải khiến dòng tiền bị “gãy”

Kế hoạch định kỳ giúp tạo “lan can an toàn” để các quyết định được đưa ra nhanh nhưng vẫn có kiểm soát.

2.3. Lập kế hoạch kinh doanh tạo sự thống nhất và cam kết trong đội ngũ

Nếu chỉ có chủ doanh nghiệp “biết mình muốn gì”, còn đội ngũ thì làm theo thói quen, doanh nghiệp rất khó tăng trưởng.

Khi kế hoạch được lập và cập nhật định kỳ:

• Mục tiêu được truyền thông rõ ràng: doanh thu, lợi nhuận, khách hàng, các dự án ưu tiên

• Mỗi phòng ban biết mình phải đóng góp gì cho mục tiêu chung

• Mỗi cá nhân có chỉ tiêu cụ thể, gắn với kế hoạch hành động và tiêu chí đánh giá

Thay vì “mạnh ai nấy làm”, đội ngũ có một điểm chung để cùng hướng đến. Điều này không chỉ tăng hiệu suất, mà còn giúp giảm xung đột và tăng tính gắn kết.

2.4. Lập kế hoạch kinh doanh nâng cao khả năng thích ứng với biến động thị trường

Thị trường thay đổi, kế hoạch cũng phải thay đổi theo.

Nếu chỉ lập kế hoạch một lần vào đầu năm, sau đó thị trường biến động mạnh (giá nguyên liệu tăng, chính sách mới, xu hướng khách hàng thay đổi…), doanh nghiệp sẽ rơi vào thế bị động.

Khi kế hoạch được rà soát định kỳ:

• Doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh mục tiêu, ngân sách, chiến lược sản phẩm

• Những hoạt động không hiệu quả sẽ được cắt giảm, thay thế bằng các hướng đi phù hợp hơn

• Rủi ro được phát hiện sớm và xử lý trước khi “vỡ trận”

Nói cách khác, kế hoạch định kỳ giúp doanh nghiệp linh hoạt mà vẫn có trật tự, thay vì “chạy theo thị trường” trong hỗn loạn.

2.5. Xây dựng văn hóa kỷ luật và liên tục cải tiến

Khi việc lập và rà soát kế hoạch trở thành một nhịp sinh hoạt cố định trong doanh nghiệp:

• Mọi người quen với tư duy đặt mục tiêu – lập kế hoạch – đo lường – điều chỉnh

• Kết quả được nhìn nhận một cách khách quan, tránh đổ lỗi cảm tính

• Những sáng kiến cải tiến nhỏ được ghi nhận và đưa vào kế hoạch kỳ sau

Từ đó, doanh nghiệp hình thành được văn hóa kỷ luật và cải tiến liên tục – hai yếu tố cốt lõi của tăng trưởng bền vững.

3. Lập kế hoạch kinh doanh định kỳ bao lâu là hợp lý?

Mỗi doanh nghiệp có đặc thù khác nhau, nhưng có thể tham khảo cấu trúc sau:

• Kế hoạch năm:

  • Xác định tầm nhìn, mục tiêu tổng thể, chỉ tiêu tài chính & tăng trưởng

  • Lựa chọn các dự án/chiến lược ưu tiên (mở thị trường mới, ra mắt sản phẩm, tái cấu trúc…)

• Kế hoạch quý:

  • Chia nhỏ mục tiêu năm thành các mốc 90 ngày

  • Xác định các chiến dịch bán hàng, kế hoạch marketing, mục tiêu vận hành & nhân sự

• Kế hoạch tháng:

  • Bám theo kế hoạch quý, chi tiết hóa thành hoạt động cụ thể

  • Phân công rõ người phụ trách, deadline, chỉ số đo lường

• Rà soát hằng tuần:

  • Kiểm tra tiến độ thực hiện

  • Tháo gỡ vướng mắc kịp thời, tránh “dồn việc” vào cuối kỳ

Với doanh nghiệp nhỏ, chỉ cần bám chắc 3 lớp: năm – quý – tháng đã là một bước tiến rất lớn so với việc “không có kế hoạch hoặc chỉ lập cho có”.

4. 3 sai lầm phổ biến khi lập kế hoạch kinh doanh

Không ít doanh nghiệp có lập kế hoạch, nhưng kế hoạch vẫn không phát huy tác dụng. Nguyên nhân thường nằm ở một số sai lầm sau:

4.1. Kế hoạch chỉ là con số, không gắn với hành động

Doanh nghiệp đặt mục tiêu doanh thu, lợi nhuận rất đẹp, nhưng:

• Không liệt kê các chiến lược & dự án cụ thể

• Không có kế hoạch hành động rõ ràng cho từng bộ phận

• Không chỉ định người chịu trách nhiệm

Kết quả là kế hoạch chỉ nằm trên giấy, còn thực tế không thay đổi.

4.2. Lập kế hoạch mà không dựa trên dữ liệu

Kế hoạch được xây dựng theo cảm tính: “năm sau tăng 30% đi”, “chi phí marketing giữ như năm rồi”… mà không dựa trên:

• Dữ liệu tài chính các năm trước

• Hiệu quả các kênh bán hàng, kênh marketing

• Năng lực thực tế của đội ngũ & hệ thống

Một kế hoạch tốt cần có dữ liệu thật làm nền.

4.3. Không có nhịp review & điều chỉnh

Lập kế hoạch xong là… xong. Không có:

• Cuộc họp rà soát định kỳ

• Báo cáo tiến độ rõ ràng

• Cơ chế điều chỉnh khi thị trường thay đổi

Kế hoạch giống như “tuyên ngôn đầu năm”, không phải “bản đồ điều hành”.

Khi doanh nghiệp tránh được 3 sai lầm này, kế hoạch mới thực sự trở thành công cụ quản trị.

5. Gợi ý quy trình lập kế hoạch kinh doanh định kỳ cho doanh nghiệp

Dưới đây là một quy trình 6 bước mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể áp dụng ngay:

1. Tổng kết kỳ cũ

   • Doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền

   • Các chỉ số vận hành (tỷ lệ chuyển đổi, chi phí trên mỗi khách hàng, năng suất nhân sự…)

   • Những gì làm tốt & chưa tốt

2. Phân tích bối cảnh

   • Xu hướng thị trường, ngành nghề

   • Thay đổi trong hành vi khách hàng

   • Đối thủ, sản phẩm thay thế, chính sách mới

3. Xác định mục tiêu kỳ mới

   • Chỉ tiêu tài chính (doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền)

   • Mục tiêu vận hành (quy trình, hệ thống, công nghệ)

   • Mục tiêu về đội ngũ (tuyển dụng, đào tạo, giữ chân nhân sự chủ chốt)

4. Thiết kế chiến lược & dự án ưu tiên

   • Chiến lược tăng doanh thu (sản phẩm, kênh, phân khúc khách hàng…)

   • Chiến lược tối ưu chi phí & năng suất

   • Các dự án trọng tâm trong kỳ (ví dụ: chuẩn hóa quy trình bán hàng, triển khai phần mềm, mở chi nhánh…)

5. Xây dựng kế hoạch hành động & ngân sách

   • Chia nhỏ mục tiêu theo tháng/quý

   • Phân công người phụ trách, deadline, nguồn lực

   • Dự trù ngân sách cụ thể cho từng hoạt động

6. Thiết lập hệ thống theo dõi & rà soát

   • Các chỉ số đo lường chính (KPI, chỉ số tài chính, chỉ số vận hành…)

   • Lịch họp định kỳ (tuần, tháng, quý)

   • Cách cập nhật & báo cáo kế hoạch (file, phần mềm, dashboard…)

Khi doanh nghiệp quen với quy trình này, mỗi chu kỳ kế hoạch sau sẽ dễ dàng hơn chu kỳ trước, và chất lượng cũng ngày càng được nâng lên.

Kế hoạch phải là “nhịp thở” của doanh nghiệp

Lập kế hoạch kinh doanh không phải “một hoạt động lớn trong năm”, mà nên trở thành nhịp thở thường xuyên của doanh nghiệp.

Khi kế hoạch được làm định kỳ, rõ ràng, có người chịu trách nhiệm và có hệ thống theo dõi, doanh nghiệp sẽ:

• Nhìn được đường dài, không bị cuốn vào chuyện vụn vặt mỗi ngày

• Giữ được kỷ luật tài chính & vận hành

• Sẵn sàng thích ứng với biến động mà không đánh mất mục tiêu tăng trưởng