Lập kế hoạch vận hành không chỉ là tạo một bộ tài liệu để trình sếp hay lưu trên Google Drive. Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp giảm lãng phí, tối ưu hiệu suất và đảm bảo mọi bộ phận chạy đúng nhịp để đạt mục tiêu tăng trưởng.

Trong thực tế, phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp vấn đề vì thiếu một bản lập kế hoạch vận hành bài bản. Quy trình mơ hồ, trách nhiệm chồng chéo, công việc lặp lại và chi phí phát sinh âm thầm chính là hệ quả.

Dưới đây là 5 bước chuẩn giúp doanh nghiệp xây dựng Operational Plan – lập kế hoạch vận hành giảm tới 40% lãng phí nội bộ.

1. Xác định mục tiêu trong lập kế hoạch vận hành cho chu kỳ 12 tháng

Mọi bản lập kế hoạch vận hành đều phải bắt đầu bằng mục tiêu rõ ràng, cụ thể và đo lường được.
Mục tiêu phải gắn với chiến lược tăng trưởng của doanh nghiệp, ví dụ:

• Rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng xuống 24 giờ

• Nâng tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn lên 90%

• Giảm 30% lỗi quy trình trong khâu CSKH

Không có mục tiêu, không thể xây dựng kế hoạch vận hành.

Theo dõi lịch trình tổ chức PBC hàng quý liên tục tại đây.

2. Chuẩn hóa quy trình cốt lõi để tối ưu lập kế hoạch vận hành

Một trong những nguyên nhân lớn nhất gây lãng phí là mỗi người làm một kiểu.
Muốn lập kế hoạch vận hành hiệu quả, bạn phải chuẩn hóa:

• Marketing & Sales

• Sản xuất hoặc Delivery

• Hành chính – Nhân sự

• Kế toán – Tài chính

• Chăm sóc khách hàng

• Báo cáo & Nhịp quản trị (Management Rhythm)

Khi có quy trình thống nhất, kế hoạch vận hành sẽ có nền tảng vững chắc để triển khai.

3. Phân bổ nguồn lực bằng RACI trong lập kế hoạch vận hành

Một Operational Plan chuẩn không thể thiếu RACI.
Khung RACI giúp xác định:

• Ai chịu trách nhiệm chính (Responsible)

• Ai là người duyệt (Accountable)

• Ai phối hợp (Consulted)

• Ai cần được thông báo (Informed)

Điều này loại bỏ hoàn toàn các tình trạng:

• Không ai nhận trách nhiệm

• Công việc bị kẹt

• Quy trình “đứt gãy” giữa các phòng ban

RACI chính là xương sống của lập kế hoạch vận hành.

4. Thiết lập KPI & Management Rhythm để duy trì lập kế hoạch vận hành sống

Một bản kế hoạch vận hành chỉ sống được khi có nhịp họp và đo lường:

• Daily Huddle

• Weekly Review

• Monthly Dashboard

• Quarterly Planning

Kèm theo KPI rõ ràng:

• KPI năng suất

• KPI chất lượng

• KPI thời gian

• KPI chi phí

Nhịp kiểm soát đều đặn giúp phát hiện lãng phí trước khi nó trở thành vấn đề lớn.

5. Tự động hóa quy trình trong lập kế hoạch vận hành

Giai đoạn nâng cấp cuối cùng của lập kế hoạch vận hành là ứng dụng công nghệ:

• CRM

• ERP

• Phần mềm quản lý công việc

• Workflow automation

Tự động hóa giúp doanh nghiệp giảm 30–40% công việc lặp lại, tăng tốc độ và giảm lỗi của con người.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần duy trì tư duy tối ưu liên tục để bản lập kế hoạch vận hành luôn được cập nhật.

Lập kế hoạch vận hành bài bản giúp doanh nghiệp:

• giảm lãng phí,

• tăng hiệu suất,

• vận hành ổn định,

• và mở rộng quy mô mà không phụ thuộc vào người sáng lập.

Tham gia PBC38 – Planning Bootcamp 38: Gia tăng giá trị doanh nghiệp

📅 18–20/12/2025 | Huế
👉 https://lapkehoachkinhdoanh.vn/pbc38

Ba ngày để xây dựng Strategic Plan – Operational Plan – Financial Plan cho năm 2026.